Vom Dokumentenpaket zum auditfähigen Prüfbericht.
automaited identifiziert relevante Harvesting Licences und Transportnachweise, ordnet sie der richtigen Lieferung und dem jeweiligen Erntezeitraum zu, prüft sie gegen offizielle Quellen und dokumentiert jeden Nachweis. Ihr Team bearbeitet nur noch echte Ausnahmen.
Pragmatischer Start ohne großes IT-Projekt · Human-in-the-Loop · ISO 27001 · DSGVO-konform
Zu viele Dokumente. Zu viele Portale. Zu viel manuelle Nachweisarbeit.
Lieferanten stellen pro Lieferung umfangreiche Dokumentenpakete bereit. Darin befinden sich relevante Lizenzen neben alten Versionen, Transportpapieren, mehrfach abgelegten Dateien und nicht benötigten Unterlagen.
Das Team muss die richtigen Dokumente identifizieren, Lizenznummern und Erntezeiträume abgleichen, offizielle Datenbanken durchsuchen, Screenshots speichern und das Ergebnis in Excel oder Ordnerstrukturen dokumentieren.
Das kostet nicht nur Zeit. Bei hohen Dokumentenmengen wird es zunehmend schwierig, jede Prüfung vollständig und konsistent nachzuweisen.
Vom Dokumentenpaket zum validierten Verifizierungsbericht
Übergeben Sie Rechnung und Dokumentenpaket per Upload, SFTP, E-Mail oder bestehender Ablage. Ein automatisierter Download aus dem Lieferantenportal kann anschließend ergänzt werden.
Der Agent identifiziert relevante Harvesting Licences, Transportnachweise und Begleitdokumente. Nicht benötigte Dateien, Dubletten und alte Versionen werden erkannt und getrennt behandelt.
Lizenznummern, Plantagen, Gültigkeitszeiträume, Erntedaten, Mengen und weitere Angaben werden extrahiert und anhand der definierten Regeln sowie der zuständigen offiziellen Quellen validiert.
automaited erstellt einen strukturierten Verifizierungsbericht inklusive Prüfstatus, Quellen und Nachweisen. Fehlende, ungültige oder widersprüchliche Fälle werden gezielt an Ihr Team übergeben.
Jede Prüfung verbessert Ihre zentrale Lizenzübersicht.
Harvesting Licences werden häufig über mehrere Lieferungen hinweg erneut bereitgestellt – teilweise mit abweichenden Dateinamen oder zusammen mit alten Versionen.
automaited führt die Informationen in einer zentralen Übersicht zusammen. Bereits bekannte Lizenzen können wiedererkannt, Prüfhistorien nachvollzogen und unnötige Mehrfachprüfungen reduziert werden.
Unterschiedliche Dateinamen – eindeutig derselben Lizenz zugeordnet
automaited gleicht Lizenznummern, Dateinamen, Inhalte, Plantagen und Zeiträume miteinander ab. Dadurch können alte Versionen, Dubletten und unterschiedlich benannte Dokumente zuverlässig erkannt werden.
Lizenzen und Transportnachweise im Zusammenhang prüfen
Je nach Land und Prüfprozess reicht die Harvesting Licence allein nicht aus. Zusätzlich können Transportnachweise, Mengen und weitere Referenzen relevant sein.
automaited liest die definierten Angaben aus, prüft die Dokumente in den zuständigen Quellen und verknüpft sie mit Lieferung, Standort und Rechnung.
Ihre Prüfregeln – so formuliert, wie Ihr Team sie erklärt
Beschreiben Sie Länderlogiken, Dokumentanforderungen und Ausnahmefälle in verständlichen Sätzen. automaited berücksichtigt diese Regeln bei jeder Prüfung – ohne dass jeder Sonderfall als starrer Workflow programmiert werden muss.
Menschliche Entscheidung, wo sie zählt. Leitplanken für alles andere.
Eindeutige Prüfungen werden automatisch dokumentiert. Unklare Zuordnungen, widersprüchliche Zeiträume, nicht verfügbare Portale oder fehlende Dokumente werden direkt am betroffenen Vorgang markiert.
Ihr Team sieht nicht nur, dass eine Prüfung offen ist, sondern auch warum.
Auf Wunsch erstellt automaited direkt einen E-Mail-Entwurf an den Lieferanten und führt den Fall nach Eingang weiterer Unterlagen fort.
Die im Dokument angegebene Gültigkeit endet vor dem Erntezeitraum. In der offiziellen Quelle wird ein abweichender Status angezeigt.
Starten Sie pragmatisch. Automatisieren Sie den Portalzugriff schrittweise.
Der erste Schritt muss keine vollständige Integration aller Lieferanten- und Behördenportale sein.
Zu Beginn können vorhandene Dokumentenpakete per Upload, SFTP, E-Mail oder aus einer Ablage übernommen werden. Sobald der Prüfprozess validiert ist, lassen sich auch Rechnungseingang, Standortzuordnung, Login und Download weiter automatisieren.
Für jedes Portal prüfen wir den technisch stabilsten Weg. Bei Captchas, temporären Ausfällen oder anderen Einschränkungen kann ein alternativer Zugangsweg oder ein gezielter manueller Kontrollschritt vorgesehen werden.
Der schrittweise Einstieg entspricht dem generellen automaited-Vorgehen: bestehende Kanäle weiterverwenden, reale Fälle validieren und den Automatisierungsgrad kontrolliert ausbauen.
Ein Verifizierungsbericht pro Lieferung – inklusive aller Nachweise
Alle Ergebnisse werden in einem strukturierten Bericht zusammengeführt. So kann jederzeit nachvollzogen werden, welche Dokumente geprüft wurden, welche Quellen verwendet wurden und welche Punkte noch offen sind.
Weniger manuelle Prüfung. Mehr Nachvollziehbarkeit.
Gemacht für sensible Lieferanten- und Compliance-Dokumente
automaited verfügt über ein nach ISO/IEC 27001 zertifiziertes Informationssicherheitsmanagementsystem. Zugriffe werden rollenbasiert und nach dem Least-Privilege-Prinzip eingerichtet. Die Plattform unterstützt bestehende Eingangskanäle wie API, Upload, E-Mail oder integrierte Ablagen.
ISMS zertifiziert durch Insight Assurance
Häufige Fragen
Prüfen Sie einen echten Vorgang – ohne zuerst Ihre gesamte Systemlandschaft umzubauen.
Zeigen Sie uns einen typischen Prozess mit Dokumenten, Ländern und relevanten Portalen. Wir strukturieren gemeinsam das Zielbild und zeigen Ihnen, wie Klassifizierung, Verifizierung, Reporting und Ausnahmebehandlung mit KI-Agenten abgebildet werden können.
